Prosedur Pengeluaran Kas / Billing

Didalam prosedur ini mencakup semua transaksi beserta dokumennya dari awaltransaksi dimulai dari Warehouse department, Purchasing Department, Supplier, Finance Department, Accounting Department.

Dokumen-dokumen yang terkait di dalam prosedur ini adalah sebagai berikut :

1.  Purchase Request adalah dokumen yang berisi daftar permintaan dari department yang bersangkutan.

2.    Request Form of Quotation adalah dokumen yang berisi permintaan penawaran harga kepada supplier atau yang lebih dikenal dengan surat permintaan penawaran.

3.    Quotation Form adalah dokumen yang berisi penawaran harga terhadap barang yang diminta perusahaan atau yang lebih dikenal dengan surat penawaran.

4.    Summary of Quotation adalah dokumenyang berisi tentang summary dari berbagai quotation supplier sebagai perbandingan harga.

5.    Purchase Order (PO) adalah dokumen dari yang berfungsi sebagai daftar pesanan atas pembelian yang akan dilakukan.

6.    Delivery Order (DO) adalah dokumen yang berfungsi sebagai surat perintah penyerahan barang kepada pembawa surat tersebut, yang ditujukan kepada bagian warehouse.

7.    Invoice adalah dokumen yang berfungsi sebagai pernyataan tagihan yang harus dibayar pembeli atas barang yang dibeli peruasahaan.

Berikut proses transaksi yang terjadi dalam Prosedur Pengeluaran Kas/Billing :

1.    Dari Warehouse Incoming membuat Purchase Request  lalu input PR ke dalam sistem

2.    Di sistem Purchasing Dept muncul PR lalu buat Request Form of Quotation dan kirim ke beberapa supplier.

3.    Supplier membuat Quotation Berdasarkan RFQ dari purchasing dan kirimke bagian Purchasing Dept.

4.    Berdasarkan Quotation dari beberapa supplier , Purchasing membuat Summary of Quotation lalu buat Purchase Order (PO) dan kirim ke supplier

5.    Berdasarkan PO dari Purchasing, supplier mengirim barang ke warehouse.

6.    Bagian Warehouse menerima barang dari supplier dan receive di sistem apakah sudah sesuai PO. Delivery Order copy diterima warehouse untuk arsip

7.    DO asli dibawa supplier sebagai dokumen pelengkap untuk membuat invoice

8.    Bagian Finance menerima invoice dandokumen pelengkap dari supplier dan memastikan bahwa barang sudah diterima melalui sistem dan lakukan pembayaran jika sudah sesuai

9.    Jurnal pembelian otomatis tercatat secara sistem ketika ada pembayaran

Flowchart Prosedur Pengeluaran Kas